Transferir uma « operação » para uma zona franca no Uruguai

Instalar uma nova « operação » e mudar uma que já está em funcionamento são projetos distintos. Numa relocalização, há clientes atendidos diariamente, contratos em vigor, sistemas em produção e pessoas que têm de decidir se querem mudar-se. O risco não está na nova sede, mas sim na transição. Este guia indica o que avaliar ao escolher a sede e como planear a mudança por etapas.

O que avaliar na nova sede

Que o Regime se enquadre na atual operação . Antes de se mudar, convém analisar que parte da faturação se destina ao exterior e que parte ao Uruguai. Isso determina se toda a operação entra na zona franca ou se uma parte necessita de outro enquadramento.

Infraestrutura pronta a funcionar desde o primeiro dia. Uma « operação » em funcionamento não pode ficar à espera de obras. É aconselhável confirmar quais os escritórios ou armazéns que estão disponíveis de imediato e quais podem ser construídos à medida para a fase seguinte.

Conectividade e backup verificados no local. A migração de sistemas depende de ligações e de energia que funcionem desde o primeiro dia.

Apoio às pessoas que se mudam. As empresas situadas na zona franca podem contratar pessoal uruguaio e estrangeiro, de acordo com a legislação em vigor. Para os executivos e especialistas que se mudam, a habitação, as escolas e os trâmites de imigração são fatores importantes.

Serviços integrais prestados pelo operador. Um parque de gestão privada pode tratar da segurança, da manutenção, dos serviços comuns e do apoio na contratação, o que reduz o número de fornecedores a coordenar durante a mudança.

A transferência em quatro etapas

Fase 1: preparação. Define-se o âmbito do projeto (quais as funções que serão transferidas e quais as que permanecerão), elabora-se o plano de negócios para o contrato de prestação de serviços e escolhe-se o espaço. Paralelamente, inicia-se a procura dos perfis a contratar no Uruguai.

Fase 2: « operação » em paralelo. O novo equipamento começa a funcionar enquanto o original continua em funcionamento. É a fase de formação e de transferência de conhecimentos, e a que mais protege os clientes.

Etapa 3: redução por funções. As funções são transferidas para a nova sede uma a uma, começando pelas de menor risco. Cada redução tem um responsável, uma data e um plano para reverter a situação caso algo corra mal.

Fase 4: estabilização. As estruturas originais são encerradas, os indicadores de serviço são ajustados e o crescimento na nova sede é dimensionado.

O que comunicar e a quem

• Clientes: o que muda para eles, a partir de quando e quem os atende durante a transição.
• Equipa de origem: quem tem a possibilidade de se transferir e em que condições.
• Fornecedores e bancos: alterações de morada, faturação e dados de contacto.
• Matriz: indicadores da transição e riscos pendentes em cada fase.

Como é que a Zonamerica acompanha um processo de relocalização

A Zonamerica oferece, no próprio site campus , escritórios prontos a funcionar, edifícios construídos à medida, armazéns e lotes, ao abrigo Regime do regime de zona franca ou da Lei de Promoção de Investimentos. Isso permite iniciar a operação em paralelo em escritórios disponíveis e, posteriormente, mudar-se para um espaço definitivo sem ter de mudar de terreno. A equipa da Zonamerica acompanha a avaliação do projeto, a seleção do Regime e presta apoio na contratação e formação de talentos.